Az ERP rendszer is lehet kétélű fegyver, ha nem értenek hozzá

Képünk illusztráció!

Az integrált ERP, vagy vállalatirányítási rendszerek jó ideje forradalmasították már a globális gazdaságot és a vállalkozások működését. Mára gyakorlatilag elengedhetetlenek bizonyos vállalkozásméret vagy a folyamatok bizonyos összetettsége felett. Az ERP rendszer bevezetése hosszú távú befektetés, amely jelentős előnyöket jelenthet a vállalkozás számára. Ritkábban hangzik el, de egy ERP bevezetés nagy lépés. Amennyiben a cég nem készül erre megfelelően, könnyű rossz irányba nagyot lépni, ezért fontos a szakszerű előkészítés mellett akár többlet időt fordítani a bevezetésre. Az alábbiakban a magyarországi BDO szakértői kiemelnek néhány gyakori hibát, amin már nem egy ERP projekt „elcsúszott”, késve, drágábban elérve, vagy elvétve az eredeti célokat.

A leggyakoribb hibákat hiányos vagy rossz minőségű adatok, a nem megfelelő optimalizálás, a nem megfelelő felkészítés, a túlzott testreszabás, a hibás szoftverválasztás, a rendszer integrációjával kapcsolatos problémák, valamint az elégtelen felsővezetői támogatás okozzák ‒ hívták fel a figyelmet a BDO Solutions üzletágának szakértői.  A következőkben néhány jelenséget mutatnak be, melyek veszélyeztetik az ERP-projektek sikerét. A szakértelem mellett a mindenre kiterjedő előkészítés az, ami az ERP kínálta előnyöket maximalizálni tudja a vállalkozások számára, míg az alábbi, jellegzetes hibákra érdemes odafigyelni:

Nem megfelelő folyamatoptimalizálás

- Hirdetés -

Fontos, hogy egy ERP-rendszer hatékonysága nagymértékben függ az általa automatizált folyamatok hatékonyságától. Egy új bevezetés lehetőséget biztosít a hiányosságok azonosítására és a munkafolyamatok javítására, optimalizálására és a szükséges kiigazítások elvégzésére.

Hiányzó vagy hibás adatok

Az ERP-rendszerek sikeres működéséhez pontos és megbízható adatokra van szükség. Az implementáció során előfordulhat, hogy a meglévő adatok hiányosak, hibásak, vagy nem megfelelő formátumban állnak rendelkezésre, ami hibákat okozhat az új rendszer bevezetésekor, így ezeket időben javítani kell. Érdemes a bevezetéstől függetlenül is adattisztítást végezni és a hiányosságokat időről időre pótolni.

Nem megfelelő oktatás

Az ERP-rendszerek gyakran bonyolultak, ezért megfelelő felkészülés nélkül nehéz lehet azokat hatékonyan használni. Az implementáció során fontos biztosítani az alapos felkészítést és oktatást a munkatársak számára.

Túlzott testreszabás

Az ERP-rendszerek eleve, beépítetten is számos konfigurációs és személyre szabási lehetőséget kínálnak. Ezen túlmenően a további testreszabás gyakran jelentősen emeli a költségeket és a projekthez szükséges időt, növelheti a rendszer karbantartási és frissítési költségeit, és egy ponton túl kiszolgáltatottá teheti a felhasználó céget a bevezetést végző vállalkozás felé.

Nem megfelelő szoftver

Egy gyengébb minőségű szoftver kiválasztása és használata (éveken át) hátrányokkal járhat az ERP-rendszer hatékonysága és megbízhatósága szempontjából. Ezért fontos, hogy a vállalatirányítási rendszer kiválasztásakor a szoftver minőségére, támogatottságára és megbízhatóságára is figyelmet fordítsanak. További fontos szempont a szoftverválasztásánál, hogy módosítatlan formájában mennyire illeszthető az üzleti folyamatainkhoz. Ha már az elején látszik, hogy komoly módosításokra lesz szükség, inkább keressünk tovább.

Rendszerintegrációs problémák

 Az ERP-rendszerek gyakran kapcsolódnak, működnek együtt más megoldásokkal, például a pénzügyi, beszerzési vagy értékesítési rendszerekkel, webshopokkal, raktármegoldásokkal. Ilyenkor az integráció alatt tapasztalt rendszerhiányosságok gyakran megnehezítik a program megfelelő működését.

Hiányzó felsővezetői támogatás

Az ERP-rendszerek bevezetése szervezeti változásokat is eredményezhet, amelyekhez a felsővezetés támogatása és részvétele szükséges. Ha a felsővezetés nem követi figyelemmel és támogatja tudatosan a folyamatot, az hosszú távon akadályozhatja az új megoldás működését és használatát, mert a bevezetés egyik nagy hozadéka, hogy nemcsak a rendszert kell a folyamatokhoz illeszteni, hanem a cég folyamatait, működését is optimalizálhatjuk az ERP-vel érkező legjobb gyakorlatokhoz.

Az ERP rendszer bevezetése hosszú távú befektetés, amely jelentős előnyöket jelenthet a vállalkozás számára, de csak akkor, ha megfelelően tervezik és végrehajtják. A sikeres implementációhoz szükséges szakértelmet és erőforrásokat a vállalkozásnak biztosítania kell. A megfelelő felkészülés és tervezés tehát csökkentheti a hibákat és növelheti az ERP rendszer előnyeit a vállalkozás számára ‒ összegezték a szakemberek.

BDO