Elektronikus számlázás: minden, amit az e-számlákról érdemes tudni
Mi az az e-számla és miben különbözik a papír alapú számláktól? Mindenki kiállíthat e-számlát? Minden számlázó programmal készült számla elektronikus? Összegyűjtöttük a legfontosabb tudnivalókat.
Elektronikus számla kontra hagyományos számla
Az általános forgalmi adóról szóló törvény értelmében az e-számlát elektronikus úton állítják ki és fogadják be. Tehát soha nem kerül nyomtatásra és a jogszabály meghatároz olyan kritériumokat, melyeknek meg kell felelnie. Eszerint biztosítani kell az elektronikus számlák eredetének hitelességét, olvashatóságát és tartalmának sértetlenségét.
A hagyományos számlákat ezzel szemben minden esetben ki kell nyomtatni és papír formában megőrizni, még abban az esetben is, ha e-mailben lett továbbítva.
A hagyományos és e-számlák adattartalma ugyanakkor megegyezik, ugyanazokat a kötelező tartalmi elemeket kell szerepeltetni mindkét típusnál.
A vállalkozások körében egyre népszerűbbek az e-számlák, de érdemes körültekintően számlázó programot választani, hiszen nem mindegyik tartalmazza az elektronikus számlázás funkciót. Fontos, hogy a számlázó olyan bizonylatokat készítsen, melyek a törvényben foglalt összes követelménynek megfelelnek.
A számviteli törvény mind a hagyományos, mind az elektronikus számlák esetében 8 évet határoz meg, míg az adózás rendjéről szóló törvény értelmében 5 évig kell megtartani a számlákat.
Az e-számlák előnyei
Mire vágyik egy vállalkozás? Minél kevesebb legyen az adminisztráció és legyen költséghatékony a működés. Az elektronikus számla pedig maximálisan támogatják ezeket a törekvéseket, mivel nem kell nyomtatni és postázni a bizonylatokat, rengeteget spórolhatunk.
Végleg búcsút inthetünk az elkallódó leveleknek, hiszen az e-számlák elektronikusan továbbíthatók, státuszukat könnyű nyomon követni, látható, hogy a partner mikor olvasta el vagy töltötte le azokat.
Könnyen kereshetők, nem kell óriási mappákat átböngészni egy-egy számláért és nincs helyigénye a tárolásnak, elég egy adathordozó. A könyvelő részére villámgyorsan átadhatók digitális formában, nem szükséges értékes órákat a könyveléselőkészítésre fordítani. Emellett pedig még környezetkímélőek is.
Az időbélyegnek köszönhetően egyszerűen ellenőrizhető, hogy a számlát mikor állították ki, a digitális aláírás pedig hitelesen azonosítja a dokumentum aláíróját.