Uralni a káoszt a leltárazás során

A vállalkozásoknak minden évben fel kell mérnie a vagyontárgyait és készleteit, ami nemcsak törvényi kötelezettség, a mérleg elkészítéséhez szükséges folyamat, hanem üzleti érdek is fűződik hozzá. Sok helyen még mindig papíralapon vagy kevésbé hatékony megoldásokkal végzik ezt a műveletet, holott ma már elérhető a gyors és pontos leltárazáshoz olyan digitális koncepció, amivel időt, energiát és erőforrást takaríthatnak meg a cégek. Az intralogisztika automatizálásának szakértője, Pesti János, az Antra ID kutatás-fejlesztési vezetője beszélt az ágazatot értintő kérdésekről a NEWtechtalk adásában.

A hatékony leltárazási megoldással igenis legyőzhető a káosz, amely ilyenkor uralkodni szokott a vállalatok háza táján. Tarts velünk, és hallgasd meg, hogy miként teheted gyorsabbá, pontosabbá és nem mellesleg olcsóbbá a leltárazást!

A leltárazás rengeteg nyűggel jár a vállalatok életében. Ám maga a folyamat rendkívül egyszerű, csak meg kell számolni, hogy hány darab eszköze van adott helyen a cégnek. Ha papíralapú vagy vonalkódos rendszert használok, akkor milyen akadályokba ütközhetek?

- Hirdetés -

A leltározás alapvető kihívásokat rejt magában. Ha a leltározó személy nem azonosítja a tárgyakat, azaz nem ismeri fel, hogy az adott dolog micsoda. Értem ez alatt, hogy tárgyi eszköz és tárgyi eszköz között különbségek vannak. Például egy-egy szék között óriási eltérés lehet árban, és fontos odafigyelni, hogy melyiket értékesítjük, vagy melyiket selejtezzük le.

A leltárazást olyan személyek végzik, akik képesek felmérni a tárgyak értékét…

Elméletben ez a cél, ám a gyakorlat ettől meredeken eltér. Hiszen sokszor egy 2-300 ezer kontingensű tárgyi eszközállományról beszélünk. A tárgyi eszközök leltározása alapvetően abból indul ki, hogyan érkeztették a tárgyi eszközt a könyvi készletekben, hogy szerepel benne. Előfordulhatnak külföldi nevek vagy csak kódok, ettől nehézkessé válik. A leltárazást párokban végzik – egy leltározó páros –, ugyanis két személy szükséges a leltárív aláírásához. A nagyobb vállalatoknál nem tudnak 200 olyan szakembert adni, aki kellően felismerhet mindenféle tárgyi eszközt.

Ne csak termelőcégek esetében képzeljük el a leltárazást, hanem többek között kórházaknál, különböző állami intézményeknél, ahol a mikroszkóptól kezdve a létráig van minden, ami tárgyi eszköz, és ezek mind beleesnek ebbe a kategóriába. Nem könnyű felismerni ezeket az eszközöket.

Ha a cég vagyontárgyai nem a megfelelő módon vannak jelölve, akkor milyen problémák alakulhatnak ki?

A kisebb cégeknél általában nem jelölik a tárgyi eszközöket, beszerzik a berendezéseket, használják, és évente egyszer leírják egy leltárívre a nevét. Azzal, hogy nem azonosították az eszközöket, az egész problémakört áttolták a könyvelési oldalra.

A lehetőség adott, hogy vonalkóddal azonosítsunk minden egyes tárgyi eszközt, ami kiváló kiindulási alap. E megoldással is lehetnek problémák, egyrészt látható felületekre kell tenni ezeket a kódokat, amelyek alapvetően elég sérülékenyek lehetnek.

A kkv-k és a nagyvállalatok között milyen különbség figyelhető meg? Az előbbi kevesebb ráfordítással képes leltárazni, de egy nagyvállalatnál rengeteg eszköz található, amit meg kell számolni. Nagyságrendileg milyen eltérések vannak?

Elsősorban az, hogy milyen szigorúsággal vették fel a tárgyi eszközöket. A nagyvállalatoknál az a jellemző, hogy sokkal következetesebb az adminisztráció, ennek köszönhetően minőségibb a leltár. Az ilyen helyeken nem ritka, hogy 2-300 ezer tárgyi eszköz található meg, amelyek térben rendkívül szétszóródnak. Ekkora készlethez több száz fős csapat szükséges, amely végig tud venni mindent, s ez komoly emberi erőforrás.

Különbséget tehetünk a kkv-k és a nagyvállalatok leltárazása között. Milyen méret esetében mondható az, hogy érdemes RFID technológiát bevetni, mikor éri meg egy ilyen beruházás?

A vonalkódos leltározás és az RFID technológia között sebességkülönbség figyelhető meg. Egy pár ezres kontingensű tárgyi eszköznél még a kézi vagy a vonalkódos leltározás a kifizetődőbb, míg efölött már mindenképpen korszerű technológiával érdemes megtámogatni ezeket a folyamatokat.

Mit nyer azzal a vállalat, ha RFID technológiát vet be, és nem vonalkódos módszerrel leltároznak?

Az RFID technológia egyedi azonosítást tesz lehetővé. A leltározók a tételeket a leltáríven jelzik, amelyeket leadnak a pénzügyi osztálynak, akik összevetik ezeket a könyvi készletekkel. A leltárhiányt/többletet megpróbálják összeegyeztetni.

Ehhez képest a vonalkódos leltár pontos információkat nyújt, viszont sokkal lassabb a folyamat, hiszen minden egyes vonalkódot meg kell keresni. Ha nem találnak, akkor fel kell írni egy listára, hogy mi hiányzik.

Forrás: Antra ID
Ahogy említetted, a vonalkód technológia a pontosabb. Az RFID viszont automatikusan olvassa be a tárgyakat, így tulajdonképpen a pontosság ennél is megtalálható.

A vonalkód technológia pontossága abban rejlik, hogy a leolvasásához fizikai kapcsolatba kell kerülni a tárggyal – de ez egyben a folyamat lassúságát is jelenti. Abban a tekintetben pontosabb, hogy ha valaminek nem találják a kódját, akkor már ott van „kéznél” a tárgy, s akár újabb jelzést kaphat.

Ezzel szemben az RFID technológia azon alapul, hogy a térbe kihelyezett mikrochipekkel digitálisan kommunikálunk, azaz egy keresőjelet bocsájtunk ki, amelyre ezek az eszközök válaszolnak. Ezek passzív rendszerű megoldások, tehát nem kell bele akkumulátor, a karbantartása kedvezőbb a többi rendszerhez képest. De ennél a folyamatnál nem kerülünk fizikai kapcsolatba a tárggyal, így egyszerű kezelőszemélyzet is végre tudja hajtani a leltározási folyamatot.

Mit látsz a vállalatoknál, mennyire kaptak rá az RFID technológiára? Nagyjából a cégek mekkora hányada alkalmaz korszerű megoldásokat, és mennyien végzik ezeket hagyományos úton, azaz papíralapon?

A jelenlegi trendek alapján azt lehet mondani, hogy a cégek hirtelen érzékenyek lettek a tárgyi eszközkészleteikre. A nagyobb vállalatoknál és a kkv szektorban is egyre inkább elkezdtek figyelni a készleteikre. Jobban megnézik, mire költenek. Gyakorlatilag elindult egy természetes, elfogadható „jó gazda” szemlélet. Ennek része az, hogy folyamatosan kell az eszközökről nyilvántartást készíteni.

Az Antra ID milyen megoldásokat kínál a felmerülő igényekre? Nagyjából mennyi időt igényel maga a telepítés, illetve mekkora megtérüléssel számolhatnak a vállalkozások? Továbbá az is érdekel, hogy működik a rendszeretek!

Az Antra ID Kft. nagyjából 30 éve foglalkozik automatikus azonosítással, és ezen belül adatgyűjtési folyamatokkal. Ezen időszak alatt kifejlesztettünk egy RFID alapú Instant Inventory megoldást, amelybe az eddigi tapasztalatainkat implementáltuk. Ez egy olyan tárgyieszköz-azonosítási rendszer, ami stabil adatgyűjtési platformra épül, amelybe nemcsak RFID-, hanem vonalkód-, valamint kézzel bevitt adatot is gyűjthetünk.

Úgy számoltuk, hogy egy rendszer már egy-öt mobileszköznél megtérülhet. A nagyobb rendszerek esetében körülbelül 250 mobil terminálra van szükség – egyidejű használattal. A megtérülési számok nagyon változók. Az ilyen rendszerek bevezetésénél a kezdeti költségek magasabbak, hiszen mindent fel kell tegelni.

Az mondjuk, hogy a leltározási időt le tudjuk csökkenteni a töredékére. Amikor megtérülést kalkulálunk, akkor az állásidőt, a bevont személyzet számát és ezeknek a költségét is figyelembe kell venni. Van olyan megoldásunk, ahol 22-szeresére gyorsult a leltározási folyamat, illetve akkora nyereséget realizáltak, hogy már nemcsak évente egyszer végeznek ilyen feladatot, hanem bevezettek egy folyamatos leltározási megoldást.

Némethi Botond, NEW technology magazin