A dokumentumkezelésbe is betört a mesterséges intelligencia

A vállalkozások egyre több területen veszik hasznát a mesterséges intelligenciának a chatbotoktól a kereslet előrejelzésééig. A gépi tanulás immár abban is képes segíteni, hogy értékes információt „bányásszon ki” az egyre nagyobb, de gyakran rosszul strukturált adattengerből: a papíralapú űrlapoktól a videófájlokig a legkülönbözőbb forrásokból hoz létre könnyen kereshető, a felhőben bárhonnan biztonságosan és kényelmesen hozzáférhető információtárházat.

Minden vállalkozás küzd azzal a paradox jelenséggel, hogy miközben egyre több adat keletkezik – a legnagyobb része immár digitálisan, de azért még mindig jelentős része még mindig papíralapon –, mégis egyre nehezebb hasznosítható információt kinyerni az adattengerből. Gyakori tapasztalat, hogy a vállalatok – iparágtól és mérettől függetlenül – számos különböző helyen és formátumban tárolt adattal rendelkeznek (a beszkennelt PDF-től a hangfelvételig), de ezek nehezen hozzáférhetők és rosszul kereshetők. Gyakran még az azonos formátumú tartalmak is elszigetelten léteznek egymástól, mivel különböző, nem átjárható informatikai rendszerekben dolgozták fel azokat.

Az utóbbi években további kihívásként merült fel, hogy az egyre szigorúbb adatvédelmi szabályozások – például a GDPR – miatt a cégeknek szigorú belső hozzáférési szabályokat kellett rendelniük az adatbázisokhoz is. A járvány kitörése óta pedig a munkatársaknak gyakran otthonukból kell hozzáférniük az adatokhoz, nem pedig abból az épületből, ahol a dokumentumokat fizikailag tárolják.

Rendet vágni az adatbozótban

„A gépi tanulásra, gyakran mesterséges intelligencia néven összefoglalt technológiákat egyre több területen hasznosítják az üzleti életben az ügyfelekkel való kapcsolattartástól, például chatbotoktól kezdve a rutin munkafolyamatok automatizációján keresztül a kereslet előrejelzéséig. Az MI azonban ma már nemcsak ezeken a területeken, hanem a dokumentumok kezelésében is óriási segítséget jelenthet a vállalatoknak” – hívja fel a figyelmet Nagy Rita, a papíralapú és digitális dokumentumtárolás és -kezelés területén 70 évnyi tapasztalattal rendelkező, és immár MI-technológiákat is alkalmazó Iron Mountain Magyarország ügyvezető igazgatója.

A vállalkozások számára ma már elérhetők olyan tartalomplatformok (content services platform), amely minden elképzelhető adatforrásból képesek információt beolvasni, legyen szó papíralapú űrlapok beszkennelt változatától, hang- vagy videófájlokról. A tanuló algoritmus a beolvasott információkat képes automatikusan osztályozni, és ezen keresztül kontextusba helyezni, a vállalat igényeinek megfelelően strukturálni, és metaadatokkal ellátni. Az így kapott adatbázisban a felhasználók, a vállalat munkatársai egy egyszerűen használható, grafikus keresőfelületen bármit könnyedén megtalálnak, de különböző elemzéseket, kimutatásokat vagy ellenőrzéseket is elvégezhetnek.

Bank, média, energia – mindenhol segít az MI

Egy ilyen rendszernek számos különböző iparágban hasznát vehetik a vállalatok. Íme néhány példa:

  • Kevés üzleti tranzakció során keletkezik annyi dokumentum, mint például egy jelzáloghitel esetén. Amíg megszületik egy hitelszerződés, több száz oldalnyi papírhalom születik: jövedelemigazolások, közüzemiszámla-másolatok, kalkulációk, kondíciós listák, hatósági jelentések. Különböző formátumú űrlapok, szerződések és igazolások; egy részük már online, másik részük még papíron, valódi aláírással. Egy MI-re épülő tartalomplatform segíthet meggyőződni az adatok hiánytalanságáról és a hozzáférést is megkönnyíti.
  • Médiaipar. Egyre több multimédiás tartalom vesz körül minket, és ezek előállítása során rengeteg különböző formátumú adat keletkezik. Sok órányi nyers videófelvétel, sokcsatornás hangfájlok, a vágás során használt EDL listák, különböző nyelvű feliratfájlok, forgatókönyvek számos variációban. Egy nagyobb múltú médiavállalat esetén sok még analóg formátumú, változó színvonalon digitalizált anyaggal is számolni kell. Egy MI-t alkalmazó tartalomplatform segít a sok különböző formátumú állományt azonosítani, metaadatolni, keresni köztük – de akár a szerzői jogi megfelelésben is képes segítséget nyújtani.
  • Noha a világ egyre nagyobb ütemben áll át a megújuló erőforrások használatára, a kőolaj-és a földgázkutatás a következő években még nélkülözhetetlen lesz az energiabiztonság biztosításához. Az ebben tevékenykedő cégek rengeteg adattal dolgoznak. A kőzetminták, fúrási szelvények és szeizmikus adatok mellett valós időben befutó szenzoradatok, papíralapú beszállítói szerződések, drónfelvételek mind kulcsfontosságúak lehetnek a meglévő mezők produktivitásának fenntartásában és az új lelőhelyek felkutatásában is. Az MI-re épülő tartalomplatform képes ezekből az adatokból hasznos információkat kinyerni.

„Már most is számos, MI-re épülő szolgáltatással javíthatják működésük hatékonyságát a vállalatok, és a következő években további bővülés várható. A dokumentumkezeléssel összefüggő szolgáltatások közül a mesterséges intelligenciára épülő adatklasszifikációs terület lehet a leginkább meghatározó terület a következő években” – véli Nagy Rita, az Iron Mountain Magyarország ügyvezető igazgatója.

Iron Mountain